O gerenciamento de riscos vem sendo considerado cada vez mais importante nas organizações. Utilizando essa ferramenta, elas possuem mais um meio de garantir a entrega das exigências básicas aos seus clientes, alcançando, assim, a satisfação dos mesmos com o projeto.
Muitos confundem riscos com incertezas, já que
estas são situações em que não se pode prever com exatidão o resultado de uma
ação, mas diferente de riscos, nem
todas as incertezas geram consequências para os projetos e nem todas podem ser
identificadas. Riscos são incertezas que podem ser identificadas, mensuradas e
que geram impactos negativos ou positivos para os projetos.
Todo risco é constituído de três elementos
essenciais, são eles:
- O evento de risco em si;
- A probabilidade associada a esse evento;
- E o impacto desse evento sobre o projeto.
Diversos Gerentes de Projetos erram no gerenciamento de riscos, pois quando vão tomar decisões eles analisam os riscos somente na perspectiva de um dos dois últimos elementos supracitados, gerando consequências negativas aos resultados do projeto.
Por
exemplo, supomos que em um projeto de Estruturação Financeira há um risco de o
cliente não fornecer informações financeiras necessárias para a execução do
mesmo, com uma probabilidade muito baixa de ocorrer e com impacto muito alto,
se acontecer. Se o Gerente de Projetos levar em consideração apenas a
probabilidade associada a esse evento será muito provável que o mesmo não crie
um plano de contingência para esse risco, mesmo sabendo que essa condição, se
acontecer, poderá gerar graves consequências ao projeto. Assim percebemos que
quando um GP for tomar uma decisão sobre criar ou não um Plano de Contingencia
para determinado risco ele terá que levar em consideração tanto a probabilidade de ocorrência como também
o impacto do evento para que o
projeto seja bem controlado e sua qualidade seja mantida.
A primeira etapa de um plano de gerenciamento de
riscos é a identificação dos riscos do projeto, esse processo é iniciado com a
definição de possíveis áreas potenciais de risco, por exemplo: área de
integração, escopo, tempo, custo e etc. Após essa definição o Gerente de
Projetos poderá utilizar as informações guardadas de projetos anteriores, de
preferência projetos parecidos com o atual, além das opiniões de profissionais
especialistas no tipo de projeto em questão. A criação de premissas também é
importante para a identificação de riscos.
Além disso, a Análise SWOT também será uma grande aliada
do Gerente de Projetos nessa etapa do planejamento. A partir do cruzamento das
forças, fraquezas, oportunidades e ameaças será possível a identificação de
Alavancas no projeto (Força x Oportunidade), Restrições (Fraqueza x
Oportunidade), Problemas (Fraqueza x Ameaça) e Defesas (Força x Ameaça) que irão
interferir diretamente o desenrolar do projeto.
Após a identificação, haverá a análise qualitativa
e quantitativa dos riscos. Essa análise deve ser feita por toda a equipe do
projeto, em que, de preferência, deve haver a consulta de pessoas mais experientes
no tipo de projeto que está sendo realizado, as quais já realizaram projetos na
mesma área e que não estejam integrados à equipe.
Nessas reuniões, a equipe e os especialistas devem
analisar a probabilidade e o impacto que cada risco terá sobre o projeto.
Em uma abordagem qualitativa, devem ser utilizados
parâmetros de probabilidade e impactos expressos por legendas, como por
exemplo:
- Alto, médio ou baixo;
- Muito alto, alto, médio, baixo ou muito baixo;
- 1, 2 e 3;
- Vermelho, amarelo e verde.
Já em uma abordagem quantitativa, os parâmetros
serão expressos por valores numéricos. Nesse caso a probabilidade do risco
deverá ser feito a partir de valores percentuais e o impacto deve ser avaliado
por meio de valores monetários e/ou em tempo de atraso.
Em seguida, é feito o planejamento de respostas
aos riscos que, segundo o PMBOK, é o processo de desenvolvimento de opções e
ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do
projeto. Ele inclui a identificação e designação de indivíduos ou partes, com a
responsabilidade para cada acordo de resposta aos riscos. Nessa etapa do
processo de gerenciamento de riscos deverá haver a criação de estratégias de
respostas tanto para riscos negativos como também para os positivos.
· Estratégia de respostas
aos riscos negativos:
- Eliminar: Remover totalmente a probabilidade que a ameaça ocorra.
- Transferir: Transferir total ou parcial a responsabilidade do risco a um terceiro.
- Mitigar: Reduzir a probabilidade ou impacto do risco.
- Aceitar: De forma ativa, estabelecendo plano de contingência caso o evento ocorra, ou de forma passiva, o risco será tratado quando ocorrer.
Estratégia de respostas aos riscos positivos:
- Explorar: Garantir que a oportunidade ocorra para explorar seus benefícios.
- Compartilhar: Transferir total ou parcial a responsabilidade da oportunidade para um terceiro com maior capacidade de aproveita-la.
- Melhorar: Aumentar a probabilidade e/ou impacto de uma oportunidade.
- Aceitar: Tirar proveito quando a oportunidade aparecer.
E por fim, deverá haver o processo de controle dos riscos do projeto. Esse processo tem o objetivo de implantar o plano de respostas, rastrear novos riscos, monitorar os riscos que não foram totalmente eliminados, avaliar a efetividade do processo de gerenciamento de riscos e acompanhar os riscos identificados.
O Controle dos riscos do projeto é processo
contínuo, ou seja, ele deve ser feito durante todo o ciclo de vida do projeto,
pois os riscos mudam constantemente, havendo o surgimento de novos riscos ou
até mesmo o desaparecimento de outros.
Esse processo deve ser elaborado através de:
reuniões entre o Gerente de Projetos e a equipe, reavaliações de riscos feitas
de forma regular, medição de desempenho técnico, análise de reservas de
orçamento ou cronograma e análise de variação e tendências.
Em suma, o gerenciamento de riscos do projeto é um
processo que tem a finalidade de identificar, analisar, responder aos riscos do
projeto e controla-los. A partir disso, maximizando a probabilidade e o impacto
dos riscos positivos e reduzindo a probabilidade e o impacto dos riscos
desfavoráveis aos objetivos do projeto.
Diretoria de Projetos 2015.2
Diretoria de Projetos 2015.2
