quarta-feira, 30 de março de 2016

Mapeamento de Processos: uma ferramenta de gestão



Porque mapear processos? 
Se você já trabalhou em uma empresa ou é dono de alguma, já deve ter se deparado com algum problema na realização das rotinas de trabalho, seja porque a fabricação de um produto atrasou, seja porque o material necessário veio com má qualidade ou porque o processo não foi executado de forma eficaz.

Muitas vezes, esses problemas são causados pela falta de padronização ou mesmo de conhecimento das etapas dos processos, tanto pelos funcionários quanto pelo próprio gestor da empresa. Nestes e em outros momentos que o Mapeamento de Processos se torna uma ferramenta muito útil para uma gestão de uma empresa, pois ele reduz custos e tempo ao otimizar os processos.

Mas antes de compreender mais sobre o Mapeamento de Processos, vamos entender melhor o que é um processo: Processo é uma sequência lógica de atividades executadas a fim de gerar um resultado, iniciada por alguma demanda (tanto interna quanto externa) e que se utiliza de alguns recursos como conhecimento, máquina, matéria-prima. Um exemplo seria a fabricação de camisetas, que possui uma sequenciação de etapas produtivas (como a compra de tecido, corte e costura) e que é iniciada por uma demanda de um cliente ou quando o planejamento da empresa indica seu início, além disso, tal fabricação utiliza materiais como o tecido, máquina de costura, entre outros.

Como mapear processos?

Para mapear processos, a etapa inicial é entender a atual situação de execução dos processos. Isto pode ser feito através da observação da execução das atividades, de entrevistas com os executores dos processos ou mesmo da análise de alguns documentos dos processos. Este modelo pode ser feito, preferencialmente, em forma de fluxograma, que é a disposição de formas geométricas que representam todas as etapas do processo, como visto no exemplo abaixo:


Em seguida, deve ser feito um modelo dos processos de acordo com as análises feitas na etapa anterior, para que sejam documentadas todas as percepções.  Posteriormente, é feita uma análise sobre possíveis pontos problemáticos no processo, como gargalos (que são pontos do processo que diminuem o fluxo da produção), e de possíveis oportunidades de melhorias, como a implantação de algum sistema gerencial ou de alguma tecnologia de ponta.

Mas, afinal, qual a vantagem do Mapeamento de Processos?

Bem, o Mapeamento de Processos pode trazer diversas vantagens para uma empresa, independente do seu porte e do seu setor de atuação, contanto todas elas dependem de quais objetivos são traçados antes de iniciar o mapeamento.
Algumas vantagens são:

  • Compreender o negócio e seu valor agregado para o cliente (análise ponta a ponta);
  • Garantir a gestão do conhecimento, para evitar perda de informação com o tempo e com a saída de funcionários;
  • Consolidar a constância dos resultados e diminuir variações dos processos, através da padronização;
  • Aumento da capacidade produtiva, ao diminuir os erros dos processos por meio da padronização;
  • Controle e acompanhamento dos processos, ao permitir a comparação entre o padrão e o executado.

Mas, como foi dito aqui, algumas dessas vantagens podem ser potencializadas dependendo dos objetivos a que se propõe o mapeamento, ou seja, quais as intenções que se tem ao mapear os processos.

Por exemplo, se a empresa quiser se prevenir de possíveis perdas de conhecimento com a rotatividade de seus funcionários, ela deve focar na documentação de informações importantes, alavancando o benefício da melhoria da gestão do conhecimento. Mas, se a empresa quiser diminuir os gastos com a produção, ela deve buscar falhas (como etapas de retrabalho ou os gargalos já mencionados).


Tiago Lira
Analista de Gestão



Se sua empresa está necessitando de um mapeamento de processou ou qualquer outro serviço na área organizacional, entre em contato conosco e agente uma conversa em www.admsolucoes.org



terça-feira, 1 de março de 2016

Os motivos pelos quais sua empresa deveria investir em Consultoria.

Segundo dados do IBGE, apenas 47,5% das empresas abertas em 2009 ainda funcionavam em 2013. Esses dados são fomentados por fatores internos, por exemplo, falta de planejamento, desconhecimento do mercado e falta de preparo do gestor; por fatores externos, por exemplo, inflação, falta de crédito e diminuição do número de clientes.

Desse modo, Wood (1995) destaca, “que esse processo responde à necessidade ou ao desejo da organização de implementar mudanças estratégicas e planejadas, já que organizações de todos os tipos têm se deparado com cenários substancialmente modificados, significativamente mais dinâmicos que os anteriores, e buscando firmemente adaptar-se a eles”.  Schein (1972) fala que “na busca pelas respostas, as organizações e seus gestores têm procurado os serviços de consultoria – processo que procura fornecer informações especializadas; ajuda a diagnosticar problemas complexos; aconselha; apoia; resolve; e ajuda a implementar mudanças”.

Portanto, consultoria pode ser entendida como um serviço prestado por terceiros, sendo eles conhecedores da área, para identificação, investigação e/ou diagnóstico de problemas e oportunidades, para que possam oferecer informações corretas e soluções personalizadas, buscando a melhoria da empresa.


Algumas empresas buscam o serviço de consultoria para conseguir o capital inicial em grandes bancos, através da criação de um Plano de Negócios, que visa detalhar informações sobre o ramo, produtos, serviços, clientes, público-alvo, concorrentes, fornecedores, levantando os pontos fortes e fracos, mostrando viabilidade do negócio. Complementando essa afirmação, o SEBRAE fala que, “para expandir os negócios, micro e pequenas empresas podem acessar linhas de crédito específicas para o segmento ou para a finalidade que se quer alcançar com o recurso.

Buscando obter uma maior competitividade e um diferencial no mercado as empresas vêm demandado cada vez mais por serviços de consultorias empresariais, principalmente na crise econômica que vivemos no momento. Sim, na crise as empresas estão buscando além de soluções para os problemas encontrados, a prevenção de riscos, antes mesmo dos problemas aparecerem.

Muitas vezes achamos que em período de crise as consultorias são deixadas de lado por conta da situação financeira das empresas, porém, ao contrário do que pensam, as empresas inteligentes estão usando seu capital de investimento para contratar consultorias que as ajudem a escapar do cenário pessimista que nos encontramos, que é a crise econômica.

Muitas empresas estão com dificuldades para se sobressair de tantos problemas, seja pela falta de clientes ou financeiros pelos altos custos e despesas. Foi percebido que os projetos mais procurados são os de revisão do planejamento, para as empresas que estão querendo se reestruturar, modificar suas estratégias ou simplesmente, o mais comum, se planejar financeiramente.

No planejamento financeiro o que mais requer atenção é a revisão dos seus gastos para diminuição das contas e despesas da empresa. A análise dos dados financeiros da empresa deve ser feita de forma minuciosa, observando as projeções das receitas, gastos e buscando o histórico financeiro da empresa. Além disso, também deve ser feita uma análise mercadológica para entender a posição da empresa no mercado, também entender melhor como o setor em que a empresa se encontra está economicamente.


Nesse contexto, existem alguns movimentos que fomentam a consultoria no Brasil, um deles é o movimento “empresa júnior” que visa “formar, por meio de vivência empresarial, empreendedores comprometidos e capazes de transformar o Brasil”, impactando diretamente 2.500 empresas, sendo as empresas júniores instituições sem fins lucrativos, formadas por universitários. 

Segundo a Confederação Brasileira de Empresas Júniores, os clientes que procuraram esses tipos de consultorias, são 66,16% formadas de pessoas físicas e/ou Micro Empresas, 9,91% formadas de pequenas empresas, 2,37% Empresa de Médio Porte e Grande Empresa 1,72%. Mostrando o quanto as consultorias são necessárias para o desenvolvimento das empresas.


Déborah Lima e Gabriel Silva
Consultores da ADM Soluções

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