As pessoas em geral costumam afirmar que não possuem tempo suficiente para exercer todas suas atividades. Nesse contexto, muitos podem não gerenciar seu tempo disponível de forma adequada, criando, muitas vezes, planilhas e listagens nas quais se constam todos seus afazeres. Diante disso, percebemos uma situação complexa: a falta de planejamento e organização das atividades diárias. É necessário evitar aquilo que não deve ser feito e atentar-se unicamente ao que é relevante.
Gerenciamento do tempo não é se tornar escravo do relógio, mas, controlar e realizar as atividades de forma lógica e coerente e não à mercê das pressões do dia a dia. Gestão do tempo não é guardar o tempo para si, adiantar ou atrasar uma hora do relógio. Logo, não é possível controlar o tempo, mas gerenciá-lo em benefício de nossas atividades diárias e alocar a energia necessária para realizá-las, pois não faz sentido despender uma grande quantidade de energia e de tempo para realizar uma atividade que não tem grande importância para a consecução dos seus objetivos.
Primeiramente, deve-se refletir sobre os objetivos a curto, médio e longo prazo, por exemplo, o que eu quero para esse dia, semana, mês, semestre ou ano. Então, depois de pensar sobre isso, você terá mais informações para montar o seu plano e pensar sobre as ações que terá que realizar para sair do ponto “A” e chegar até o ponto “B”.
Segundo um antigo provérbio chinês: “Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria da vida esta na eliminação do não essencial.”. Então, após definir seus objetivos, é hora de definir suas prioridades, de determinar o que é importante e, para isso, pode-se utilizar duas regrinhas básicas. A primeira é: nunca coloque 100% das suas energias em uma atividade cotidiana, mas apenas 10% e reserve os outros 90% para o que é de fato importante. A outra é, segundo Pareto, das coisas que você faz no dia, 20% das tarefas traz 80% dos resultados. Logo você deve distinguir o que é importante do que é urgente. Para facilitar mais ainda, pode-se criar uma matriz para definir o grau de prioridade das tarefas. (Figura 1)
Importante: é a ação que vai contribuir diretamente para a consecução dos seus objetivos.
Urgente: é a ação que tem prazo de finalização imediato.
Figura 1: Matriz de prioridades das tarefas.
O próximo passo a ser tomado no gerenciamento do tempo (atividades) pode ser explicado com uma frase de Peter Drucker: “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”. Agora é a hora de planejar as atividades que você priorizou para posteriormente executá-las e o seu planejamento pode ser diário, semanal, mensal, ou até mesmo anual. Vai depender da sua visão de futuro e da sua capacidade de planejamento.
O plano (Figura 2) deve conter:
Lista de tarefas a serem executadas;
O grau de prioridade (importância e urgência);
O objetivo da tarefa;
Estimativa de tempo para realização da tarefa.
Algumas ações que devem virar hábito:
Utilizar-se da sua capacidade analítica para transformar algo complexo em simples;
Fazer do plano um hábito;
Refletir sobre o plano depois de feito e executado;
Deixar um tempo para os imprevistos.
Figura 2: Plano de gerenciamento das atividades
Resumo
A chave para a gestão do tempo do trabalho é planejar o próprio trabalho, é basicamente:
Definir objetivos;
Definir ações para a consecução dos objetivos;
Determinar prioridades;
Determinar início, fim e tempo de duração;
Alocar horários.
Anderson dos Anjos
Gerente de PD&I
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