Em resposta
às exigências de mercado, as organizações buscam a melhoria da elaboração e da execução
de seus projetos, atrelando-os aos objetivos estratégicos que, junto à alta
administração, apresentam diferencial diante das concorrentes através da
qualidade do gerenciamento de seus projetos. Ou seja, maximizando as
possibilidades de sucesso de seus empreendimentos.
O escritório de projetos ou Project Management Office “PMO” é um órgão
ou grupo de pessoas criada dentro ou fora da organização que tem a função de
implementar práticas e processos, padronizar diretrizes e gerenciar as metodologias
conforme os projetos, programas e portfólios executados na empresa. Os
executivos seniores são os patrocinadores da implantação do escritório, ou
seja, são os responsáveis por custear a implementação do projeto. Segundo PMBOK
(2012), os gerentes funcionais são pessoas-chave que desempenham uma função
gerencial dentro de uma área administrativa ou funcional do negócio. A equipe
do projeto é composta pelo gerente do projeto, pela equipe de gerenciamento do
projeto e por membros da equipe que executam o trabalho, mas não estão
envolvidos necessariamente com o projeto. O gerente do projeto é designado pela
organização executora para atingir o objetivo do projeto. Ele precisa ser capaz
de entender os detalhes do projeto, mas gerenciá-lo com uma perspectiva global.(Guia
PMBOK)
A relação entre os
componentes do escritório de projetos deve ser interativa, de modo que todos
mantenham uma boa comunicação das atividades executadas e em andamento. Existem diferentes tipos de
PMO (escritório de projetos, escritório de programas e escritório de portfólio)
e estes são criados de acordo com as necessidades, cultura e estrutura
organizacionais.
O “PMO” tem como objetivo a
implementação da metodologia de gerenciamento de projetos definida pela
empresa, visando promover a qualidade nos projetos de produtos ou serviços por
meio da padronização dos processos. O escritório serve como fonte de
orientação, documentação, capacitação e fomento às práticas relacionadas à
gestão de projetos da empresa.Ele deve ser o ponto de referencia para
stakeholders, gerentes de projetos e também para o time do projeto, sendo ele o
local onde os projetos se realizam no papel, garantindo o armazenamento e
distribuição das informações inerentes ao projeto, ferramentas e técnicas
necessárias para o desenvolvimento dos mesmos, além de ser um estaleiro de
conhecimento, tendo também a função de realizar treinamento e aperfeiçoamento
da equipe do projeto, promovendo assim melhor desempenho no desenvolvimento de
soluções para as organizações.
Os benefícios são muitos, embora alguns mereçam destaque:
- Propiciar o alinhamento dos projetos com as metas e objetivos organizacionais;
- Reduzir os custos dos projetos pela diminuição do retrabalho;
- Aumentar a produtividade da atividade;
- Melhorar a qualidade dos produtos e dos serviços gerados pelos projetos;
- Cumprir prazos, custos e requisitos de negócio;
- Aumentar a satisfação dos clientes.
É válido que as empresas utilizem de maneira eficiente o
seu escritório de projetos, implementando e renovando, caso necessário,
metodologias viáveis para a sua área de atuação, visando o melhor
gerenciamento, controle e qualidade de seus produtos e serviços.
Bruna Costa, Thamirys Linhares e Lucas Bernardes
Diretoria de Projetos.
