Gerenciamento de riscos: como potencializar seus projetos.

          O gerenciamento de riscos vem sendo considerado cada vez mais importante nas organizações. Utilizando essa ferramenta, elas possuem mais um meio de garantir a entrega das exigências básicas aos seus clientes, alcançando, assim, a satisfação dos mesmos com o projeto.

Muitos confundem riscos com incertezas, já que estas são situações em que não se pode prever com exatidão o resultado de uma ação, mas diferente de riscos, nem todas as incertezas geram consequências para os projetos e nem todas podem ser identificadas. Riscos são incertezas que podem ser identificadas, mensuradas e que geram impactos negativos ou positivos para os projetos. 

Todo risco é constituído de três elementos essenciais, são eles:

• O evento de risco em si;
• A probabilidade associada a esse evento;
• E o impacto desse evento sobre o projeto.

       Diversos Gerentes de Projetos erram no gerenciamento de riscos, pois quando vão tomar decisões eles analisam os riscos somente na perspectiva de um dos dois últimos elementos supracitados, gerando consequências negativas aos resultados do projeto.

 Por exemplo, supomos que em um projeto de Estruturação Financeira há um risco de o cliente não fornecer informações financeiras necessárias para a execução do mesmo, com uma probabilidade muito baixa de ocorrer e com impacto muito alto, se acontecer. Se o Gerente de Projetos levar em consideração apenas a probabilidade associada a esse evento será muito provável que o mesmo não crie um plano de contingência para esse risco, mesmo sabendo que essa condição, se acontecer, poderá gerar graves consequências ao projeto. Assim percebemos que quando um GP for tomar uma decisão sobre criar ou não um Plano de Contingencia para determinado risco ele terá que levar em consideração tanto a probabilidade de ocorrência como também o impacto do evento para que o projeto seja bem controlado e sua qualidade seja mantida.

A primeira etapa de um plano de gerenciamento de riscos é a identificação dos riscos do projeto, esse processo é iniciado com a definição de possíveis áreas potenciais de risco, por exemplo: área de integração, escopo, tempo, custo e etc. Após essa definição o Gerente de Projetos poderá utilizar as informações guardadas de projetos anteriores, de preferência projetos parecidos com o atual, além das opiniões de profissionais especialistas no tipo de projeto em questão. A criação de premissas também é importante para a identificação de riscos.

Além disso, a Análise SWOT também será uma grande aliada do Gerente de Projetos nessa etapa do planejamento. A partir do cruzamento das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças será possível a identificação de Alavancas no projeto (Força x Oportunidade), Restrições (Fraqueza x Oportunidade), Problemas (Fraqueza x Ameaça) e Defesas (Força x Ameaça) que irão interferir diretamente o desenrolar do projeto.

Após a identificação, haverá a análise qualitativa e quantitativa dos riscos. Essa análise deve ser feita por toda a equipe do projeto, em que, de preferência, deve haver a consulta de pessoas mais experientes no tipo de projeto que está sendo realizado, as quais já realizaram projetos na mesma área e que não estejam integrados à equipe.

Nessas reuniões, a equipe e os especialistas devem analisar a probabilidade e o impacto que cada risco terá sobre o projeto. 

Em uma abordagem qualitativa, devem ser utilizados parâmetros de probabilidade e impactos expressos por legendas, como por exemplo:

• Alto, médio ou baixo;
• Muito alto, alto, médio, baixo ou muito baixo;
• 1, 2 e 3;
• Vermelho, amarelo e verde.

Já em uma abordagem quantitativa, os parâmetros serão expressos por valores numéricos. Nesse caso a probabilidade do risco deverá ser feito a partir de valores percentuais e o impacto deve ser avaliado por meio de valores monetários e/ou em tempo de atraso.

Em seguida, é feito o planejamento de respostas aos riscos que, segundo o PMBOK, é o processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Ele inclui a identificação e designação de indivíduos ou partes, com a responsabilidade para cada acordo de resposta aos riscos. Nessa etapa do processo de gerenciamento de riscos deverá haver a criação de estratégias de respostas tanto para riscos negativos como também para os positivos.

·             Estratégia de respostas aos riscos negativos:

1. Eliminar: Remover totalmente a probabilidade que a ameaça ocorra.
2. Transferir: Transferir total ou parcial a responsabilidade do risco a um terceiro.
3. Mitigar: Reduzir a probabilidade ou impacto do risco.
4. Aceitar: De forma ativa, estabelecendo plano de contingência caso o evento ocorra, ou de forma passiva, o risco será tratado quando ocorrer.

          Estratégia de respostas aos riscos positivos:

1. Explorar: Garantir que a oportunidade ocorra para explorar seus benefícios.
2. Compartilhar: Transferir total ou parcial a responsabilidade da oportunidade para um terceiro com maior capacidade de aproveita-la.
3. Melhorar: Aumentar a probabilidade e/ou impacto de uma oportunidade.
4. Aceitar: Tirar proveito quando a oportunidade aparecer.

        E por fim, deverá haver o processo de controle dos riscos do projeto. Esse processo tem o objetivo de implantar o plano de respostas, rastrear novos riscos, monitorar os riscos que não foram totalmente eliminados, avaliar a efetividade do processo de gerenciamento de riscos e acompanhar os riscos identificados.

O Controle dos riscos do projeto é processo contínuo, ou seja, ele deve ser feito durante todo o ciclo de vida do projeto, pois os riscos mudam constantemente, havendo o surgimento de novos riscos ou até mesmo o desaparecimento de outros.

Esse processo deve ser elaborado através de: reuniões entre o Gerente de Projetos e a equipe, reavaliações de riscos feitas de forma regular, medição de desempenho técnico, análise de reservas de orçamento ou cronograma e análise de variação e tendências.

Em suma, o gerenciamento de riscos do projeto é um processo que tem a finalidade de identificar, analisar, responder aos riscos do projeto e controla-los. A partir disso, maximizando a probabilidade e o impacto dos riscos positivos e reduzindo a probabilidade e o impacto dos riscos desfavoráveis aos objetivos do projeto.
                                                                                                                  Diretoria de Projetos 2015.2

4 passos para alavancar sua gestão financeira.

 A gestão financeira em quatro passos é uma das áreas funcionais de maior relevância em qualquer organização e pode ser definida, de forma simples, como um conjunto de atividades que envolvem as tarefas de: controlar, verificar, agir e planejar, com o objetivo de aprimorar e/ou maximizar os resultados financeiros gerados pelas execuções dessas atividades. Sendo as quatro etapas essenciais para se colocar ordem as finanças de uma empresa, podemos compreender melhor, a seguir, a funcionalidade de cada uma delas.

 O controlar deve ser seguido e executado de forma rigorosa, tendo em vista a viabilidade do alcance da excelência. É interessante saber que uma fase depende da outra, ou seja, sem o controlar se torna inviável a possibilidade de uma gestão financeira eficiente e que consiga trazer resultados para a empresa.

  

É essencial o conhecimento de que a fase do controlar é a parte que envolve um maior cuidado, pois iremos registrar as movimentações financeiras da empresa, as quais devem ser feitas com assertividade, requerendo também disciplina e dedicação. O processo pode se tornar cansativo e exaustivo para quem o executa, porém deve-se deixar claro que o objetivo desse controle é manter as contas organizadas e disponíveis, para que, posteriormente, possam ser feitas análises nessas informações com a finalidade de tomar as decisões necessárias.

Muitos alegam diversas complicações na execução dessa fase, como a dificuldade, o trabalho, a falta de conhecimento e a questão de não trazer dinheiro para a empresa, porém, todos esses obstáculos podem ser contornados e vistos de outra forma, a dificuldade e a falta de conhecimento vão sendo minimizadas com o tempo e com a prática, o trabalho passa a se tornar prazeroso quando os resultados se tornam evidentes e a questão de não obter rendimento é visto de uma outra ótica, porque com o controle das contas da empresa, os riscos de uma perda são reduzidos, já que agora o domínio pelas decisões se torna bastante expressivo.

Na gestão financeira, o Verificar, como o próprio nome remete, é responsável por verificar os dados financeiros e analisar o desempenho da gestão, ou seja, analisando os resultados financeiros da empresa, insumos são gerados, acerca do andamento dos controles e das atividades, o que permite entender o cenário em que a empresa se encontra, auxiliando na tomada de decisão.

Com o entendimento dos dados financeiros, o gestor pode ver o que está dando certo na empresa e o que não está, entender o porquê de tais situações e traçar planos de ação para o que pode ser melhorado. Além disso, interpretando as informações, o responsável pelo verificar pode elaborar relatórios, fornecendo um panorama do que é mais rentável para a empresa, quais os clientes e serviços que dão maior lucro, e assim direcionar a empresa corretamente.

O verificar, para auxiliar nas funções mencionadas anteriormente, trabalha com o controle dos indicadores financeiros da empresa. Logo, com o foco no alcance dos objetivos e com o estabelecimento de metas para isso, o gestor pode ter uma visão ampla do desempenho da gestão financeira da empresa, com resultados quantitativos e qualitativos, contribuindo para o desenvolvimento positivo da mesma.

Agora que você já possui os controles financeiros estruturados, gerando uma base de dados financeiros para a empresa, e estuda os dados, por meio de relatórios e indicadores, é a hora de você tomar decisões a cerca da gestão financeira da sua empresa. Existem diversos tipos de tomadas de decisões que podem ser aplicadas, como corte de despesas, execução de gastos, investimentos etc.

O agir é o terceiro passo da gestão financeira eficiente, normalmente realizado pelo Diretor Administrativo-Financeiro das organizações, que além da tomada de decisão é responsável pela elaboração do planejamento financeiro, liderança nos projetos internos da diretoria, como mudança nas metodologias de precificação e controles financeiros ou implementação de uma nova ferramenta, e pela parte administrativa, ou seja, por toda a regularização jurídica e contábil da empresa, além de fornecer todo o direcionamento estratégico para a elaboração das atividades da diretoria.

Outra função do agir é a de delegar atividades para os liderados, acompanhar a execução das mesmas e checar se os resultados esperados foram alcançados, trabalhando por meio de feedbacks durante todo o processo para a melhora do desempenho do mesmo. 

O planejar é o responsável pelos investimentos, pela definição de estratégias para alcançar os objetivos previstos e, principalmente, pelas projeções financeiras. Os investimentos ocorrem com base nas informações financeiras oriundas dos passos anteriores do ciclo. O controlar gera as informações com base nas movimentações financeiras, o verificar faz a analise da saúde financeira da empresa, ajudando a identificar onde estão as principais dificuldades para serem corrigidas e o agir tem a função de tomar atitude de resolver os problemas que estejam ocorrendo, visando alcançar os objetivos previstos.

Assim, a decisão para a aquisição de uma nova máquina ou de ampliação da empresa deve levar em consideração todos os insumos gerados pelos três primeiros passos do ciclo, pois esta, será a forma mais eficaz e segura de a empresa conseguir honrar seus compromissos, em um eventual investimento.

Agora que as finanças da sua empresa estão sob controle, você precisa agir ativamente planejando as futuras movimentações do seu dinheiro. Desta forma, você vai saber, antecipadamente, quanto está planejado para ser gasto e quanto está planejado para ser recebido. Isto dará uma noção se a empresa obterá lucro ou prejuízo antes do período planejado começar. A cada mês que o planejamento é realizado, maior se torna a preparação para planejamentos de longo prazo.

A finalidade da gestão financeira em quatro passos é tornar a estrutura financeira da empresa mais organizada e equilibrada, de modo a reduzir e/ou extinguir os riscos que uma organização possa sofrer com problemas financeiros, assegurando a sustentabilidade e a rentabilidade dentro da empresa. É impossível uma organização sobreviver sem uma gestão financeira eficiente.

Diretoria Administrativo-Financeiro 2015.1

ADM Soluções

Ao longo dos anos, o Movimento Empresa Júnior vem ganhando força no âmbito empresarial. No Brasil, a primeira empresa júnior fundada foi em São Paulo e a ideia foi se espalhando por diversas regiões, culminando na criação de diversas empresas juniores que, posteriormente, instituíram seus próprios órgãos representativos, as Federações.

Nesse contexto, a ADM Soluções foi criada em 1992 com o nome de Empresa Júnior UECE. Maior empresa júnior do Ceará e entre as dez do país, a ADM Soluções é formada por estudantes de Administração da Universidade Estadual do Ceará, tendo como objetivo promover a qualificação pessoal e profissional de seus membros e o desenvolvimento econômico da universidade, parceiros e clientes. Seus serviços são consultorias nas áreas Financeira, Marketing, Organizacional e Pesquisas de Mercado.

Benefícios de ser um empresário júnior:

• Desenvolvimento do espírito crítico, analítico e empreendedor;
• Contato direto com o mercado de trabalho;
• Ampliação da rede de relacionamentos;
• Aplicação do conhecimento teórico à prática;
• Desenvolvimento de habilidades técnicas e comportamentais.