Porque mapear processos?
Se você já trabalhou em uma
empresa ou é dono de alguma, já deve ter se deparado com algum problema na
realização das rotinas de trabalho, seja porque a fabricação de um produto
atrasou, seja porque o material necessário veio com má qualidade ou porque o
processo não foi executado de forma eficaz.
Muitas vezes, esses problemas são
causados pela falta de padronização ou mesmo de conhecimento das etapas dos
processos, tanto pelos funcionários quanto pelo próprio gestor da empresa.
Nestes e em outros momentos que o Mapeamento de Processos se torna uma
ferramenta muito útil para uma gestão de uma empresa, pois ele reduz custos e
tempo ao otimizar os processos.
Mas antes de compreender mais sobre o Mapeamento de Processos, vamos entender melhor o que é um processo: Processo é uma sequência lógica de atividades executadas a fim de gerar um resultado, iniciada por alguma demanda (tanto interna quanto externa) e que se utiliza de alguns recursos como conhecimento, máquina, matéria-prima. Um exemplo seria a fabricação de camisetas, que possui uma sequenciação de etapas produtivas (como a compra de tecido, corte e costura) e que é iniciada por uma demanda de um cliente ou quando o planejamento da empresa indica seu início, além disso, tal fabricação utiliza materiais como o tecido, máquina de costura, entre outros.
Como mapear processos?
Para mapear processos, a etapa
inicial é entender a atual situação de execução dos processos. Isto pode ser
feito através da observação da execução das atividades, de entrevistas com os
executores dos processos ou mesmo da análise de alguns documentos dos processos.
Este modelo pode ser feito, preferencialmente, em forma de fluxograma, que é a
disposição de formas geométricas que representam todas as etapas do processo,
como visto no exemplo abaixo:
Em seguida, deve ser feito um
modelo dos processos de acordo com as análises feitas na etapa anterior, para que
sejam documentadas todas as percepções.
Posteriormente, é feita uma análise sobre possíveis pontos problemáticos
no processo, como gargalos (que são pontos do processo que diminuem o fluxo da
produção), e de possíveis oportunidades de melhorias, como a implantação de
algum sistema gerencial ou de alguma tecnologia de ponta.
Mas, afinal, qual a vantagem do Mapeamento de Processos?
Bem, o Mapeamento de Processos pode trazer diversas vantagens para uma empresa, independente do seu porte e do seu setor de atuação, contanto todas elas dependem de quais objetivos são traçados antes de iniciar o mapeamento.
Algumas vantagens são:
- Compreender o negócio e seu valor agregado para o cliente (análise ponta a ponta);
- Garantir a gestão do conhecimento, para evitar perda de informação com o tempo e com a saída de funcionários;
- Consolidar a constância dos resultados e diminuir variações dos processos, através da padronização;
- Aumento da capacidade produtiva, ao diminuir os erros dos processos por meio da padronização;
- Controle e acompanhamento dos processos, ao permitir a comparação entre o padrão e o executado.
Mas, como foi dito aqui, algumas
dessas vantagens podem ser potencializadas dependendo dos objetivos a que se
propõe o mapeamento, ou seja, quais as intenções que se tem ao mapear os
processos.
Por exemplo, se a empresa quiser se prevenir de possíveis perdas de conhecimento com a rotatividade de seus funcionários, ela deve focar na documentação de informações importantes, alavancando o benefício da melhoria da gestão do conhecimento. Mas, se a empresa quiser diminuir os gastos com a produção, ela deve buscar falhas (como etapas de retrabalho ou os gargalos já mencionados).
Tiago Lira
Analista de Gestão
Se sua empresa está necessitando de um mapeamento de processou ou qualquer outro serviço na área organizacional, entre em contato conosco e agente uma conversa em www.admsolucoes.org
