Ciclos empresariais e seus impactos na gestão financeira

A análise dos ciclos empresariais serve para verificar o desempenho do negócio de modo dinâmico, tendo em vista que as demonstrações contábeis nos fornecem informações de um modo estático ao final de cada exercício, analisando os ciclos empresariais é possível compreender melhor a dinâmica de certos aspectos do dia a dia da empresa. Para compreender os ciclos empresarias, denominados de financeiro, econômico e operacional se faz necessário entender e calcular os prazos médios, pois são as partir desses cálculos que será possível analisar os ciclos empresariais.       

Os prazos médios que estamos nos referindo são de três tipos: prazo médio de rotação de estoque (PMRE), prazo médio de recebimento de vendas (PMRV) e prazo médio de pagamento de compras (PMPC).

O prazo médio de rotação de estoque também indica quantos dias em média os produtos ficam armazenados na empresa antes de serem vendidos. Atualmente na gestão moderna de estoques, as empresas estão prezando estoques cada vez mais reduzidos e com alto índice de rotatividade. A questão do trabalho com volume reduzido de estoque vem muito do sistema toyotista de produção, que trabalha com um estoque suficiente para suprir sua demanda evitando custos desnecessários com compra de matéria prima em excedente e consequentemente com custos excessivos de armazenagem, seguro, dentre outros.

Quando se fala de PMRE uma das questões fundamentais que devem ser analisadas é a maneira como a empresa vem financiando seus estoques, que pode ser com capital próprio, com os créditos fornecidos pelos seus fornecedores e até com recursos de terceiros, que nesse caso ocorre quando as empresas recorrem a empréstimos para adquirir esse ativo. Nesse terceiro caso é preciso fazer uma análise muito precisa para não comprometer a sustentabilidade financeira da empresa com os empréstimos. Analisando o PMRE sem levar em consideração outros aspectos o ideal é que apresente um valor pequeno, pois quanto menor o valor significa que a empresa está tendo uma evasão maior de seus estoques o que é extremamente positivo, porém é preciso analisar o esse índice junto com os outros que serão comentados abaixo, o cálculo do PMRE é o seguinte.

O estoque 1 e 2 são referentes a dois exercícios, ou seja, é preciso analisar o valor de dois balanços, o do exercício em análise e o do ano anterior, como se fosse o estoque inicial e o estoque final. A informação do custo do produto vendido deve ser retirada da DRE do exercício em questão.

       

O prazo médio de recebimento de vendas indica a média de dias que a empresa demora para receber suas vendas. Visto que muitas empresas hoje fazem suas vendas a prazo, é preciso analisar esse aspecto para que seja possível verificar se a política de crédito ofertada aos clientes é positiva ou não para a empresa. O volume de duplicatas a receber de uma empresa é decorrente de dois fatores básicos, o montante de vendas a prazo e o prazo concedido aos clientes para os pagamentos. Importante salientar que políticas de crédito mais flexível exigirão uma política de cobrança mais rigorosa, desse modo, empresas que ofertam diversas formas de pagamentos aos clientes devem ter um departamento de contas a receber bem sólido e estruturado.

O ideal para a empresa é que ela receba de seus clientes antes que ela pague a seus fornecedores, para que ela possa girar o negócio com um capital próprio gerado com sua atividade. Quando ela recebe de seus clientes depois que paga o seus fornecedores isso pode desencadear uma série de consequências que podem ser prejudiciais ao negócio, como eventuais juros com fornecedores e até a recorrer empréstimos para pagar os mesmos. Por isso, a importância de analisar os prazos médios para compreender a dinâmica do negócio. O cálculo do PMRV é o seguinte.

A média de duplicatas a receber deve ser tirada no balanço patrimonial do exercício em análise e também o do anterior. A informação de vendas líquidas e impostos sobre vendas devem ser extraídas da DRE do ano em análise.

Por fim, o último prazo médio que vamos analisar é o de pagamento de compras que indica a média de dias que a empresa paga aos seus fornecedores. Como descrito acima, a análise do PMRV e PMPC devem ser analisados em conjunto, pois o ideal para a empresa é que o PMRV seja menor do que PMPC, desse modo o cálculo é o seguinte.

Todas essas informações poderão ser extraídas das demonstrações contábeis. Por isso é extremamente importante que as empresas atuem em conjunto com seus departamentos de contabilidade para que essas informações possam ser geradas de forma clara e precisa para tornar possível as análises financeiras para a tomada de decisões de uma maneira cada vez melhor.

Sabendo desses prazos médios é possível compreender os ciclos empresariais citados no início do texto. O ciclo econômico é a análise do período em que a mercadoria permanece nas dependências da empresa, ou seja, o mesmo começa a partir do momento que a mercadoria é comprada e se encerra com a venda da mesma, tal ciclo pode ser compreendido a partir do PMRE. Já o ciclo financeiro tem início com o desembolso de recursos para pagar a aquisição de mercadorias, encerrando-se com o recebimento das vendas da mesma. Já o ciclo operacional é um reflexo dos dois ciclos anteriores, iniciando-se junto com o ciclo econômico e encerrando-se junto com o ciclo financeiro.

Desse modo, podemos perceber que a análise dos ciclos empresariais é bem importante para uma gestão financeira eficiente, pois ciclos fora dos padrões adequados podem aumentar a necessidade de capital de giro da empresa e com isso pode acabar prejudicando a sustentabilidade financeira do negócio, pois em casos que a necessidade de capital aumentam as empresas geralmente tendem a recorrer a terceiros, principalmente a bancos, o que é uma realidade muito complicada no Brasil tendo em vista as altas taxas de juros que são cobradas. Por isso, a dica é sempre se atentar ao desempenho dos ciclos empresariais para adequar as políticas financeiras, de concessão de crédito e prazo para pagamento dos fornecedores de acordo com a capacidade da mesma. 

Jhonatas Barros - Representante Administrativo-Financeiro

Rafael Arcanjo - Analista Adminstrativo-Finaceiro

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Como selecionar as pessoas que farão da sua empresa um sucesso

O processo de seleção é essencial para o sucesso de uma empresa, pois é através dele que as organizações podem identificar talentos com potencial para fazer a diferença neste mercado tão competitivo.

O grande desafio atual é a condução do processo de contratação que, na maioria das vezes, é muito falho. A falta de critérios e instrumentos adequados é um dos principais motivos deste fracasso, em que, muitas vezes, leva a grandes perdas financeiras.

Dessa forma, o primeiro passo para se fazer um processo de seleção é a análise, em que ocorre a identificação da necessidade de realizar um processo de seleção personalizado para cada empresa e cargo. Nessa etapa, deve-se estudar o que é demandado pela organização e determinar competências, habilidades e conhecimentos que serão observadas na execução de determinadas atividades para, dessa forma, traçar um perfil que o candidato deverá ter.

Logo após acontece o processo de avaliação, em que os candidatos devem ser colocados em situações onde possam ser avaliados pontos indispensáveis para a realização das atividades que eles irão vivenciar dentro da organização para que, dessa forma, se possa analisar as habilidades e os conhecimentos dos candidatos.

Desse modo, é fundamental que em um processo seletivo, o candidato seja avaliado por dois lados, o lado profissional, em que serão selecionados os candidatos mais capacitados e mais habilidosos para as funções demandadas, e o lado pessoal, visto que cada pessoa possui suas características individuais como valores, gostos e costumes, e essas características, ao estarem alinhadas com a empresa, podem fazer com que uma pessoa se adapte melhor à organização. Por isso é tão importante que após as dinâmicas haja uma entrevista com cada candidato, para que possam ser analisadas as características pessoais.

Por fim, há a seleção dos candidatos que compartilhem dos mesmos valores que a organização e que possuam as qualificações e habilidades necessárias para se executar as atividades que serão atribuídas a eles.

Dessa forma, selecionando as pessoas corretas e aliando com as condições ideais para a execução de suas atividades, boa remuneração e valorização dos seus trabalhos, os resultados serão extremamente satisfatórios para qualquer organização.

Simplícia Barbosa e Pedro Paulo

Analistas de Talentos

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Pesquisa de viabilidade: transformando sua ideia em um negócio de sucesso

Você já teve alguma ideia de negócio, mas não sabia a forma como validá-la? Ou, alguma vez, teve interesse em saber qual seria o melhor ramo para investir e obter o lucro desejado? A pesquisa de viabilidade é a resposta que você procura! Trata-se de uma consulta que busca avaliar a possibilidade de inserir no mercado um novo negócio ou um novo produto, assim como expandir um empreendimento. 

A pesquisa de viabilidade é uma das formas de se aplicar a pesquisa de mercado, que auxilia no conhecimento do mercado, dos fornecedores, dos concorrentes e clientes de determinada empresa. Com isso, os resultados da mesma podem ser alavancados, pois serão vistos oportunidades que podem ser trabalhadas, além de diversas outras informações relevantes para o crescimento e desenvolvimento de um negócio.

Para pôr em prática a pesquisa de viabilidade, primeiramente é realizada uma análise de setor, onde serão elencadas todas as práticas que influenciam no ramo específico da atividade pretendida. O principal objetivo dessa etapa é obter dados sobre o crescimento do mercado, hábitos do consumidor perante a localidade específica e nacional, todas as tendências que influenciam no negócio e a sua sazonalidade. É uma etapa que servirá de embasamento para todas as seguintes do projeto, pois os dados obtidos podem ser fatores chave e grandes influenciadores para as outras etapas da pesquisa, portanto, a análise dos dados é considerada um dos períodos mais importantes do projeto. 

Após realizada a análise e escolha do setor ao qual almeja-se ingressar, são definidas as estratégias de aplicação da pesquisa e as perguntas que farão parte do questionário, assim como os locais de aplicação e o público alvo da pesquisa para que esta traga dados que possam fornecer informações sólidas a respeito do grupo que se deseja alcançar. Nesta etapa, antes da realização da pesquisa de fato, é de suma importância que seja realizado um pré-teste com 10% do campo amostral, com o objetivo de se obter a percepção dos potenciais clientes a respeito da ideia de negócio e detectar se há algum erro no questionário elaborado.

Em seguida, logo após a realização da pesquisa, os questionários são avaliados, verificando se todas as perguntas foram respondidas corretamente para que não haja nenhuma falha na tabulação, momento no qual todos os dados apurados são analisados, gerando o resultado final da pesquisa.

É com base nesses resultados obtidos, que você saberá se é viável ou não dar vida ao empreendimento em questão e, caso seja viável, você já estará mais preparado para ingressar no mercado, uma vez que a pesquisa de viabilidade lhe possibilita saber como encontra-se o setor, se o seu investimento atenderá as necessidades do seu público alvo, qual a melhor forma para se posicionar em relação aos seus concorrentes e, consequentemente, transformar sua ideia em um negócio de sucesso.

Fabiane Félix e Victória Santos

Analistas de Marketing

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Planejamento Estratégico: O que é e por que fazer?

Planejamento estratégico é um processo gerencial, de grande importância dentro de empresas de todos os portes e setores, que tem como objetivo direcionar os rumos da organização proporcionando a ela sustentabilidade, ao responder questões fundamentais como: Onde estamos? Para onde queremos ir? Como chegar lá? 

Dessa forma, primeiro é realizada uma análise da atual situação em que a empresa se encontra, seguida de estabelecimento de metas, objetivos que essa organização deseja alcançar, e, por fim a elaboração de planos de ações que garantirão o alcance dessas metas e objetivos.

Para a realização do Planejamento Estratégico não existe uma época certa, o importante é ser elaborado no momento mais adequado e de maior para a organização. Porém, existem alguns fatos que podem ocorrer fazendo com que a empresa repense seu futuro de maneira mais rápida. 

Dentre esses fatos, pode-se destacar: o acirramento da concorrência, mudanças no comportamento do mercado, possibilidade de produtos substitutos, pressões advindas de fornecedores. Segundo Oliveira (2009) o Planejamento Estratégico deve sempre estar vinculado a um período, evidenciando assim, a necessidade de uma revisão periódica para que se mantenha em consonância com os objetivos da organização.

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Quando a empresa não usufrui de um Planejamento Estratégico a condução dos negócios é dificultada, pois não conseguirá atingir metas e objetivos e não identificará as necessidades e oportunidades para os seus negócios e o tempo que precisará para iniciar a implementação das medidas necessárias com a devida antecedência. 

É através de um Planejamento Estratégico que é possível determinar a maneira mais eficiente de relacionar recursos disponíveis com as necessidades da sociedade, colocando em prática mudanças frequentes que levem à maior produtividade e à melhor qualidade dos serviços oferecidos.

Portanto, o Planejamento Estratégico irá nortear a organização, no ponto de vista administrativo, ao desenvolver ações que levem a empresa a atingir as metas e objetivos, com o auxílio de ferramentas definidas no processo de planejamento estratégico, buscando se proteger de possíveis ameaças e detectando oportunidades. Com isso, fortalecerá o seu posicionamento no mercado e conseguirá uma maior efetividade organizacional.

Vitória Fontenele

Consultora

O poder da educação financeira pessoal na sustentabilidade dos empreendimentos

Segundo a OCDE, Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, (2005) a educação financeira é “O processo mediante o qual os indivíduos e as sociedades melhoram a sua compreensão em relação aos conceitos e produtos financeiros, de maneira que, com informação, formação e orientação, possam desenvolver os valores e as competências necessárias para se tornarem mais conscientes das oportunidades e riscos neles envolvidos e, então, poderem fazer escolhas bem informadas, saber onde procurar ajuda e adotar outras ações que melhorem o seu bem-estar. Assim, podem contribuir de modo mais consistente para a formação de indivíduos e sociedades responsáveis, comprometidos com o futuro.” Ou seja, através da educação financeira é possível a construção de uma sociedade consciente de que gerir seus recursos financeiros impacta de tal forma que a consequência desse ato é o alcance do bem estar próprio, com contas equilibradas, compromissos honrados, melhor funcionamento do mercado financeiro através de investimentos, dentre outros pontos de progresso.

Infelizmente, no atual panorama brasileiro, percebemos que as pessoas não tem uma boa educação financeira, apesar dos esforços que os órgãos públicos vêm fazendo para tornar essa temática mais rotineira na vida da população, o que torna o tema preocupante. Segundo pesquisa do serviço de proteção ao crédito (SPC) Brasil, realizada em 2014, 81% dos brasileiros sabem pouco ou nada a respeito de suas finanças pessoais, fato refletido na realidade financeira de consumidores e empreendedores.

Através da educação financeira é possível formar pessoas conscientes, com poder de impactar a sociedade de diversas formas, estando mais aptas a honrar seus compromissos financeiros e mais disciplinadas em relação ao consumo, o que é bom para o contexto econômico, tanto o menor índice de pessoas endividadas, como o maior índice de pessoas capazes de investir, possibilitando um crescimento do mercado financeiro e consequente crescimento econômico nacional, com pessoas capazes de empreender e gerir suas empresas de uma maneira sustentável financeiramente.

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De fato, é importante destacar que o processo de educação financeira deve começar cedo, para que as pessoas possam crescer com hábitos financeiramente saudáveis e assim contribuir para a sociedade nos modos mencionados acima, dentre outros. Um conceito importante que deve ser trabalhado já com as crianças é o de maturidade financeira, que consiste na capacidade de adiar os desejos em função de futuros benefícios. Atingir essa maturidade não é um processo natural, tendo em vista que a nossa natureza é buscar a satisfação imediata de todos os desejos e necessidades, e abordar essa temática, previamente, é o passo inicial para a educação financeira ganhar espaço no cotidiano social.

No contexto em que tal abordagem financeira está bem ausente no cotidiano nacional, nota-se que os jovens brasileiros, em sua maioria, não possuem muita disciplina ao gerir seus recursos. Essa indisciplina, juntamente a algumas características individuais, como a inexperiência ou desconhecimento total dos assuntos financeiros, estar em início de carreira com poucos recursos e, geralmente, não ser muito realista com percepções de longo prazo, acabam contribuindo para uma população desequilibrada na gestão financeira, como apontam alguns dados da última pesquisa de endividamento e inadimplência do consumidor, a qual mostra que 60% das famílias brasileiras estão endividadas e deste total, 46,3% atrasam os pagamentos, enquanto 13,7% estão inadimplentes, ou seja, não tem condições de cumprir com seus compromissos financeiros, mostrando em números a complexa realidade de muitas famílias e o que muitos empreendimentos enfrentam para alcançar seus consumidores e conseguir comercializar seus produtos/serviços.

O fato dos jovens serem inexperientes ou não conhecerem assuntos financeiros é um problema crônico que precisa ser modificado. O governo federal já vem trabalhando melhor essa temática nos seus projetos, como a Estratégia Nacional de Educação Financeira (Enef) lançada pelo Decreto nº 7.397 do governo federal, em dezembro de 2010, sendo o Brasil um dos poucos países do mundo a ter algo do tipo. Uma população bem informada financeiramente trás diversos benefícios econômicos ao país, pois pode possibilitar uma maior inclusão no sistema bancário, o que acarreta para o surgimento de maiores oportunidades individuais que, por sua vez, podem garantir o desenvolvimento econômico do país como um todo.

Já o fato de não serem realistas com percepções de longo prazo ocorre muitas vezes por um falso otimismo, o qual leva a perda do senso de realidade, ou seja, acreditar que as coisas futuras sempre vão ocorrer conforme o planejado, levando à tomada de decisões precipitadas que podem comprometer a gestão financeira presente e futura de seus planos pessoais e profissionais. Por isso, é extremamente importante ser realista com suas ações para ter controle de seus esforços e resultados cotidianamente.

Nesse contexto, uma falta de visão holística se torna um dos grandes fatores que afetam o sucesso dos empreendimentos da atualidade. O número de pessoas dispostas a empreender é crescente, mas é importante que o número de pessoas com tal embasamento financeiro acompanhe esse crescimento. Um empreendedor com poucos recursos que resolve trabalhar prestando serviços de taxi, por exemplo, se não visualizar as necessidades de obter um faturamento suficiente para a manutenção do negócio, como os custos para manter o veículo e as despesas pessoais, facilmente terá seu empreendimento comprometido em curto prazo, levando a frustrações e prejuízos que poderiam ser evitados com um melhor planejamento e análise da situação atual e de onde se pretendia chegar.

De fato, é de suma importância se ter uma disciplina financeira, porém, isso muitos sabem, mas poucos põem em prática. Se você é um empreendedor com dificuldades por não ter tido uma boa base neste assunto, é hora de mudar! Uma boa disciplina financeira no âmbito pessoal reflete diretamente no âmbito profissional, ou vice-versa. Alguns passos que são essenciais nesse caminho são:

• Conhecer suas receitas e despesas, podendo controlar as variáveis que permeiam seu sucesso financeiro pessoal ou nos negócios, eliminando a dependência da sorte e aderindo aos resultados realmente concretos.
• Definir objetivos financeiros, metas e planos de ação para alcança-los, ou seja, saber e listar tudo o que se quer alcançar, em seguida priorizar esses objetivos em sua vida e planejar como chegar até eles. Para haver disciplina no caminho até os objetivos, é ideal a criação de metas de curto prazo para que esforços sejam voltados para alcançá-las e assim o caminho entre você e seu objetivo vai ficando menor. Sempre que você tiver que tomar uma decisão sobre “gastar ou não gastar”, pense no seu objetivo. Fato importante: seja realista! Lembre-se que não adianta traçar planos de ação e metas visivelmente fora da sua realidade, pois o caminho será mais difícil e com grandes chances de não obter o resultado esperado. Avaliá-los periodicamente também é essencial para saber se a execução do que foi idealizado está sob controle e, caso não, corrigir os problemas para que o objetivo não seja comprometido.
• Compare preços ao realizar compras, tendo em vista que cada pouco que você consegue economizar em uma compra resulta em uma grande economia no final de um período maior! Atualmente a internet possibilita uma boa visão do mercado, com preços e características dos produtos, informações sobre fornecedores, entre outros fatores importantes para melhores e mais confiáveis decisões, aproveite esse benefício!
• Compre somente o que você precisa, evitando exageros. Uma lista de compras é um bom auxílio, evitando que você fique tentando lembrar o que precisa e controlando seus impulsos de consumo. Tomar decisões antes de sair para as compras ou de entrar em contato com os fornecedores também são boas dicas, tendo em vista que o mercado é repleto de armadilhas para estimular o seu consumo.
• Tente pagar à vista quando tiver desconto, utilizando o cartão de crédito apenas nas horas benéficas! Seja em compras pessoais ou em fornecedores de mercadorias, de desconto em desconto você consegue poupar um bom valor ao fim de um período maior, e o cartão de crédito, que muitas vezes é um perigo em mãos que não possuem uma boa educação financeira, pode ser utilizado no caso de maiores necessidades, dado seu benefício de parcelamento, por exemplo.
• Viva de acordo com seu padrão de vida! Fato essencial e não tão fácil para muitos brasileiros. Grande parte da população gosta de aproveitar o presente, algumas vezes vivendo de aparências e práticas as quais acabam por não ser sustentáveis em longo prazo, fato levado até para a criação de empreendimentos, o que gera o tão comum endividamento ou a quebra de alguns pequenos negócios, ocorrências que podem ser evitadas se houver um planejamento com ações direcionadas para atingir objetivos de uma melhor qualidade de vida ou de um negócio mais sofisticado, por exemplo, sem precisar meter os pés pelas mãos antecipando uma realidade a qual pode ser conquistada.

Desse modo, é possível notar o impacto da educação financeira na vida das pessoas e que tê-la faz toda a diferença. Logo, reflita sobre seus objetivos pessoais ou sobre onde você quer chegar em seu negócio, planeje quando chegar, quanto será necessário para isso e como isso ocorrerá, e siga o caminho de forma mais segura e direcionando suas finanças a favor do seu sucesso!

Raquel Silva e Jhonatas Barros

Representante e Analista Financeiros

Projeto de Extensão: Empreendedorismo no Meio Acadêmico

Historicamente, a ADM Soluções realiza um projeto de extensão anualmente, em conjunto com a Pró-Reitoria de Extensão (PROEX), sempre com temas voltados para o desenvolvimento de práticas empreendedoras e a aplicação do conhecimento adquirido na Empresa Júnior no meio acadêmico.

A inovação é um tema que vem ganhando destaque, e que é cada vez mais discutido entre os empreendedores brasileiros. Não importa qual seja o ramo de atuação, as pessoas vêm reconhecendo que inovar é essencial, e não apenas isso, que gerar grandes resultados e se destacar inovando precisa passar a ser parte da rotina de qualquer tipo de negócio.

Tendo isso em mente, a ADM Soluções, Empresa Júnior pioneira no estado do Ceará, e atuante junto a outras Empresas Juniores como articuladora de uma transformação voltada para o empreendedorismo na cidade de Fortaleza, desenvolveu um projeto de extensão, visando disseminar o conhecimento sobre inovação, assim como práticas inovadoras para microempreendedores locais.

O projeto de extensão em questão, tem como público alvo micro indústrias do setor têxtil de Fortaleza, visando identificar os aspectos da inovação na gestão dessas indústrias, em seguida compartilhar o conhecimento sobre práticas inovadoras e desenvolver planos de ação, procurando auxiliar os empreendedores a colocarem em prática a inovação, alavancando seus negócios e se diferenciando no mercado.

Por fim, após o contato inicial com os negócios e da aplicação dos planos de ação elaborados de acordo com a necessidade de cada indústria, serão aplicados novamente pesquisas e diagnósticos, para identificar as mudanças geradas e as melhorias que puderam ser alcançadas com cada plano de ação.

Atualmente, o projeto já alcançou o objetivo de entrar em contato e aplicar diagnósticos sobre inovação e pesquisas de conhecimento com a quantidade de empresas necessárias. Apenas pelo primeiro contato, pode-se perceber que muitos empreendedores não têm tanto conhecimento sobre inovação quanto seria possível, e principalmente, que não conhecem os benefícios que uma atitude inovadora pode trazer.  Porém, com esse contato inicial, já foi possível abrir a mente de alguns empreendedores para se perguntarem sobre o andamento de seus negócios, à medida em que precisavam pensar sobre o funcionamento de suas empresas, e se elas realmente usavam todo seu potencial de atuação e crescimento.

Ao final do projeto, objetiva-se que os empresários tenham uma nova visão sobre seus negócios, seu mercado, mas principalmente, sobre a inovação, reconhecendo-a como uma parte essencial do gerenciamento de um empreendimento, além de possuírem conhecimento necessário para continuarem com uma atitude inovadora.

Para a realização do projeto de extensão, a ADM Soluções conta com a tutoria com Professor João Josino, grande apoiador do Movimento Empresa Júnior e da transformação gerada pelos empresários juniores, que relata:

“O Projeto de Extensão tem como intuito articular ensino e pesquisa de maneira indissociável, capaz de transformar a Universidade e a sociedade. ”

Ana Beatriz Vidal - Analista de Marketing

José Amaury Filho - Analista de Marketing

Mapeamento de Processos: uma ferramenta de gestão

Porque mapear processos? 

Se você já trabalhou em uma empresa ou é dono de alguma, já deve ter se deparado com algum problema na realização das rotinas de trabalho, seja porque a fabricação de um produto atrasou, seja porque o material necessário veio com má qualidade ou porque o processo não foi executado de forma eficaz.

Muitas vezes, esses problemas são causados pela falta de padronização ou mesmo de conhecimento das etapas dos processos, tanto pelos funcionários quanto pelo próprio gestor da empresa. Nestes e em outros momentos que o Mapeamento de Processos se torna uma ferramenta muito útil para uma gestão de uma empresa, pois ele reduz custos e tempo ao otimizar os processos.

Mas antes de compreender mais sobre o Mapeamento de Processos, vamos entender melhor o que é um processo: Processo é uma sequência lógica de atividades executadas a fim de gerar um resultado, iniciada por alguma demanda (tanto interna quanto externa) e que se utiliza de alguns recursos como conhecimento, máquina, matéria-prima. Um exemplo seria a fabricação de camisetas, que possui uma sequenciação de etapas produtivas (como a compra de tecido, corte e costura) e que é iniciada por uma demanda de um cliente ou quando o planejamento da empresa indica seu início, além disso, tal fabricação utiliza materiais como o tecido, máquina de costura, entre outros.

Como mapear processos?

Para mapear processos, a etapa inicial é entender a atual situação de execução dos processos. Isto pode ser feito através da observação da execução das atividades, de entrevistas com os executores dos processos ou mesmo da análise de alguns documentos dos processos. Este modelo pode ser feito, preferencialmente, em forma de fluxograma, que é a disposição de formas geométricas que representam todas as etapas do processo, como visto no exemplo abaixo:

Em seguida, deve ser feito um modelo dos processos de acordo com as análises feitas na etapa anterior, para que sejam documentadas todas as percepções.  Posteriormente, é feita uma análise sobre possíveis pontos problemáticos no processo, como gargalos (que são pontos do processo que diminuem o fluxo da produção), e de possíveis oportunidades de melhorias, como a implantação de algum sistema gerencial ou de alguma tecnologia de ponta.

Mas, afinal, qual a vantagem do Mapeamento de Processos?

Bem, o Mapeamento de Processos pode trazer diversas vantagens para uma empresa, independente do seu porte e do seu setor de atuação, contanto todas elas dependem de quais objetivos são traçados antes de iniciar o mapeamento.
Algumas vantagens são:

• Compreender o negócio e seu valor agregado para o cliente (análise ponta a ponta);
• Garantir a gestão do conhecimento, para evitar perda de informação com o tempo e com a saída de funcionários;
• Consolidar a constância dos resultados e diminuir variações dos processos, através da padronização;
• Aumento da capacidade produtiva, ao diminuir os erros dos processos por meio da padronização;
• Controle e acompanhamento dos processos, ao permitir a comparação entre o padrão e o executado.

Mas, como foi dito aqui, algumas dessas vantagens podem ser potencializadas dependendo dos objetivos a que se propõe o mapeamento, ou seja, quais as intenções que se tem ao mapear os processos.

Por exemplo, se a empresa quiser se prevenir de possíveis perdas de conhecimento com a rotatividade de seus funcionários, ela deve focar na documentação de informações importantes, alavancando o benefício da melhoria da gestão do conhecimento. Mas, se a empresa quiser diminuir os gastos com a produção, ela deve buscar falhas (como etapas de retrabalho ou os gargalos já mencionados).

Tiago Lira

Analista de Gestão

Se sua empresa está necessitando de um mapeamento de processou ou qualquer outro serviço na área organizacional, entre em contato conosco e agente uma conversa em www.admsolucoes.org

Os motivos pelos quais sua empresa deveria investir em Consultoria.

Segundo dados do IBGE, apenas 47,5% das empresas abertas em 2009 ainda funcionavam em 2013. Esses dados são fomentados por fatores internos, por exemplo, falta de planejamento, desconhecimento do mercado e falta de preparo do gestor; por fatores externos, por exemplo, inflação, falta de crédito e diminuição do número de clientes.

Desse modo, Wood (1995) destaca, “que esse processo responde à necessidade ou ao desejo da organização de implementar mudanças estratégicas e planejadas, já que organizações de todos os tipos têm se deparado com cenários substancialmente modificados, significativamente mais dinâmicos que os anteriores, e buscando firmemente adaptar-se a eles”.  Schein (1972) fala que “na busca pelas respostas, as organizações e seus gestores têm procurado os serviços de consultoria – processo que procura fornecer informações especializadas; ajuda a diagnosticar problemas complexos; aconselha; apoia; resolve; e ajuda a implementar mudanças”.

Portanto, consultoria pode ser entendida como um serviço prestado por terceiros, sendo eles conhecedores da área, para identificação, investigação e/ou diagnóstico de problemas e oportunidades, para que possam oferecer informações corretas e soluções personalizadas, buscando a melhoria da empresa.

Algumas empresas buscam o serviço de consultoria para conseguir o capital inicial em grandes bancos, através da criação de um Plano de Negócios, que visa detalhar informações sobre o ramo, produtos, serviços, clientes, público-alvo, concorrentes, fornecedores, levantando os pontos fortes e fracos, mostrando viabilidade do negócio. Complementando essa afirmação, o SEBRAE fala que, “para expandir os negócios, micro e pequenas empresas podem acessar linhas de crédito específicas para o segmento ou para a finalidade que se quer alcançar com o recurso.

Buscando obter uma maior competitividade e um diferencial no mercado as empresas vêm demandado cada vez mais por serviços de consultorias empresariais, principalmente na crise econômica que vivemos no momento. Sim, na crise as empresas estão buscando além de soluções para os problemas encontrados, a prevenção de riscos, antes mesmo dos problemas aparecerem.

Muitas vezes achamos que em período de crise as consultorias são deixadas de lado por conta da situação financeira das empresas, porém, ao contrário do que pensam, as empresas inteligentes estão usando seu capital de investimento para contratar consultorias que as ajudem a escapar do cenário pessimista que nos encontramos, que é a crise econômica.

Muitas empresas estão com dificuldades para se sobressair de tantos problemas, seja pela falta de clientes ou financeiros pelos altos custos e despesas. Foi percebido que os projetos mais procurados são os de revisão do planejamento, para as empresas que estão querendo se reestruturar, modificar suas estratégias ou simplesmente, o mais comum, se planejar financeiramente.

No planejamento financeiro o que mais requer atenção é a revisão dos seus gastos para diminuição das contas e despesas da empresa. A análise dos dados financeiros da empresa deve ser feita de forma minuciosa, observando as projeções das receitas, gastos e buscando o histórico financeiro da empresa. Além disso, também deve ser feita uma análise mercadológica para entender a posição da empresa no mercado, também entender melhor como o setor em que a empresa se encontra está economicamente.

Nesse contexto, existem alguns movimentos que fomentam a consultoria no Brasil, um deles é o movimento “empresa júnior” que visa “formar, por meio de vivência empresarial, empreendedores comprometidos e capazes de transformar o Brasil”, impactando diretamente 2.500 empresas, sendo as empresas júniores instituições sem fins lucrativos, formadas por universitários. 

Segundo a Confederação Brasileira de Empresas Júniores, os clientes que procuraram esses tipos de consultorias, são 66,16% formadas de pessoas físicas e/ou Micro Empresas, 9,91% formadas de pequenas empresas, 2,37% Empresa de Médio Porte e Grande Empresa 1,72%. Mostrando o quanto as consultorias são necessárias para o desenvolvimento das empresas.

Déborah Lima e Gabriel Silva

Consultores da ADM Soluções